اوت لوك 365: ما هو أوت لوك في أوفيس 365 وكيف يمكنك استخدامه؟

بريد إلكتروني يعمل من أجلك

في هذه المقالة سأقدم المعلومات والموارد التي تحتاجها لوضع مايكروسوفت اوت لوك في أوفيس 365 للعمل من أجلك. أولاً، سنستكشف بالضبط ما هو مايكروسوفت أوت لوك في أوفيس 365. ثم سنغطي فوائد استخدام اوت لوك لعملك قبل الغوص في مختلف الميزات في اوت لوك أوفيس. بعد ذلك، سننظر في كيفية استخدام مايكروسوفت اوت لوك – بما في ذلك إرشادات خطوة بخطوة للإعداد إذا كنت تستخدم أوفيس 365 من GoDaddy. أخيراً، سنشرح بعض النصائح والحيل لـ أوت لوك.

هل أنت مستعد؟ لنبدأ!

ما هو مايكروسوفت اوت لوك في أوفيس 365؟

مايكروسوفت أوت لوك هو تطبيق رئيسي ضمن المجموعة الإنتاجية لـ أوفيس 365. إن أوفيس 365 عبارة عن منصة تعاون قائمة على الحوسبة السحابية  تتضمن مجموعة من المنتجات، يمكن الوصول إليها عبر تسجيل الدخول، فهي تلبي احتياجات الشركات الصغيرة ورجال الأعمال. يقدم GoDaddy خطط اشتراك مختلفة لـ Office 365، وفقاً لاحتياجاتك الفريدة – جميعها مقترنة بدعم عملاء على مستوى عالمي من GoDaddy.

تحتوي كل خطة على بريد اوت لوك الإلكتروني، وهو بريد إلكتروني احترافي يستخدم اسم النطاق الخاص بك.

إن البريد الإلكتروني أمراً أساسياً للتواصل للشركات والأعمال – وشيء نعتمد عليه تماماً – فإن وجود طريقة لمزامنة رسائل البريد الإلكتروني والوصول إليها يمثل أولوية. إذا كنت تستخدم اوت لوك 365، بغض النظر عن النظام الأساسي أو الجهاز، يمكنك تسجيل الدخول والوصول إلى حل إنتاجي قوي في كل مكان.

مقالات ذات صلة: فوائد استخدام بريد إلكتروني رسمي خاص لـ شركتك

فوائد اوت لوك 365

مع مايكروسوفت اوت لوك في اوت لوك 365 تحصل على مجموعة من أدوات البريد الإلكتروني والإنتاجية مقابل رسم شهري واحد معقول التكلفة. تتضمن جميع خطط Office 365 تحديثات تلقائية للبرنامج دون أي رسوم إضافية. إنه أسهل بكثير من الاضطرار إلى التعامل مع تراخيص البرامج التقليدية التي قد تكون باهظة الثمن ويصعب إدارتها.

بدلاً من استخدام اوت لوك فقط على الكمبيوتر الخاص بك، قم باستعراض لوحة تسجيل الدخول إلى اوت لوك 365 وتحقق من بريدك الإلكتروني.

بغض النظر عن مكان وجودك أو الجهاز الذي تستخدمه، كل ما تحتاجه هو اتصال بالإنترنت ويمكنك الاستفادة من بريدك الإلكتروني وتطبيقات الإنتاجية ذات الصلة.

ستكتشف أن أوت لوك في أوفيس 365 شائع لأنه ليس مجرد برنامج بريد إلكتروني. يحتوي اوت لوك على العديد من المكونات التي تتيح لك أن تكون أكثر تنظيماً والحفاظ على جداول أعمالك والأنشطة المتاحة على جميع أجهزتك.

خصائص اوت لوك 365

يتضمن مايكروسوفت اوت لوك  في Office 365 مميزات الإنتاجية المتميزة التالية:

بريد إلكتروني

البريد هو مكون بريد الويب الخاص بـ اوت لوك 365. أثناء عرض وقراءة بريدك الإلكتروني، لديك خيار تثبيت الرسائل وكتابتها وأرشفتها. يمكنك أيضاً استخدام ميزات تحرير الصور الأكثر ثراءً. هناك أيضاً ميزة تدعى “الرسائل القابلة للتنفيذ”، والتي تتيح لك إكمال مهمة من داخل تلك الرسالة الإلكترونية – مثل إعادة تغريد أو إضافة تاريخ اجتماع في التقويم الخاص بك.

جهات الإتصال

تُسمى أيضاً “الأشخاص”، هذه الوظيفة تتيح لك البحث عن جهات الاتصال الموجودة وتعديلها وإنشاء جهات اتصال جديدة. يمكن تنظيم جهات الاتصال في مجلدات ويمكن ربط جهات الاتصال المكررة من مصادر متعددة مثل لينكد إن أو تويتر.

نصيحة للمحترفين: يمكنك إنشاء جهة اتصال من خلال النقر فوق أحد المرسلين، ثم تعرض بطاقة اتصال مع زر إضافة. ثم تقوم بإضافة جهة الاتصال هذه إلى Outlook People.

يمكنك بسهولة استيراد جهات الاتصال التي تريد إرسال بريد إلكتروني إليها أو وضعها في قائمة. يمكن أيضاً مزامنة قوائم الأصدقاء والاتصالات على لينكد إن و فيسبوك وتويتر مع الأشخاص. يمكنك الآن تنظيم جميع جهات الاتصال المختلفة بغض النظر عن الأنظمة الأساسية في مكان واحد عبر Outlook People.

المهام

لدينا جميعاً مهام نحتاج إلى تدوينها للتأكد من إنجازها. في اوت لوك 365، يمكنك إنشاء مهام ووضعها في فئات ونقلها إلى مجلد معين. لديك أيضاً القدرة على تحديد تواريخ الاستحقاق، وفرز وتصفية المهام الخاصة بك وفقاً لتلك المعايير.

نصيحة للمحترفين: قم بالتنظيم في حقول مثل تواريخ البدء والانتهاء والنسبة المئوية كاملة والأولوية ومقدار العمل الذي تم وضعه في كل مهمة.

تتوفر أيضاً مميزات التحرير الغنية (Rich editing)، مثل الخطوط العريضة والمائلة والتسطير والترقيم والنقاط. يمكن تحرير مهامك وتصنيفها وفقاً للطريقة التي تحتاجها لتصنيفها لإنشاء هيكل تنظيمي يناسبك.

التقويم

ما هو تقويم مايكروسوفت أوفيس اوت لوك 365
الصورة: مايكروسوفت أوفيس

ما هو مايكروسوفت أوت لوك بدون تقويم؟ سيقوم اوت لوك تلقائياً بإنشاء تقويمات لأعياد الميلاد والعطلات. يمكنك بسهولة مشاركة التقاويم الخاصة بك مع الآخرين أيضاً. سيكون لديك القدرة على إضافة تفاصيل التقويم الخاصة بك باستخدام HTML وتحرير النص المنسق إذا اخترت ذلك.

نصيحة للمحترفين: قم بإرفاق الملفات بالأحداث الموجودة في التقويم والمواعيد للتأكد من أن لديك المستندات التي تحتاجها لكل حدث.

اختر طريقة العرض التي تفضلها من طرق العرض المتعددة المتاحة مثل اليوم والأسبوع والشهر واليوم. بالنسبة إلى تقويمات العمل، اختر طريقة العرض “أسبوع العمل”، والتي تتضمن الإثنين إلى الجمعة في عرض التقويم.

الآن بعد أن أصبحنا نعرف عن كل الأشياء التي يمكنك القيام بها مع اوت لوك 365، دعنا ننتقل إلى الإعدادات.

كيفية ضبط إعدادات مايكروسوفت أوت لوك في أوفيس 365

الآن وبعد أن استكشفنا خصائص ومميزات مايكروسوفت أوت لوك، دعونا نلقي نظرة على كيفية إعداده.

بمجرد شراء خطة Office 365 من GoDaddy، فأنت جاهز للاتصال باسم النطاق الخاص بك وإعداد عنوان بريدك الإلكتروني على GoDaddy Office 365.

  1. حدد موقع البريد الإلكتروني لإيصال GoDaddy Office 365 الخاص بك في صندوق الوارد الخاص بك، انقر فوق البدء Get Started.
  2. اختر النطاق الخاص بك وانقر فوق متابعة Continue.
  3. أكمل نموذج البريد الإلكتروني الخاص بـ Office 365 عن طريق إدخال المعلومات المطلوبة في كل حقل.
  4. انقر فوق إنشاء Create. ستتلقى رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني على العنوان الذي قدمته.

اتبع هذه التعليمات لإعداد بريدك الإلكتروني على أوفيس 365 على هاتفك المحمول.

هل تريد نقل بريدك الإلكتروني القديم إلى أوفيس 365 من GoDaddy؟ فيما يلي إرشادات خطوة بخطوة.

ملاحظة: أوفيس 365 لا يدعم اوت لوك 2007 أو الإصدارات السابقة من اوت لوك. ستحتاج إلى تحديث إصدار Outlook الخاص بك قبل الاشتراك في Outlook في أوفيس 365.

هل تريد المزيد من المساعدة؟ GoDaddy يقدم الدعم على مدار الساعة

نصائح وحيل لاستخدام اوت لوك 365

الآن بعد أن قمت بـ إعداد حساب المستخدم الخاص بك، إليك بعض النصائح القليلة لمساعدتك في تخصيص أوت لوك واستخدامه جميع إمكانياته.

اوت لوك 365 بريد إلكتروني أوفيس

إنشاء ملف التوقيع الخاص بك

قم بإنهاء رسائلك بتوقيع فعال يتضمن موقعك ورقم هاتفك ومنصبك:

  1. في رسالة بريد إلكتروني، اختر التوقيع> التوقيعات.
  2. انقر فوق جديد New، وقم بتسمية توقيعك، وقم بإنشاء توقيعك.
  3. انقر فوق “موافق” OK لبدء استخدام توقيعك الجديد.

تنظيف صندوق الوارد الخاص بك

يمكن أن يكون الحفاظ على البريد الوارد نظيفاً ويحتوي فقط على رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة مهمة شاقة. بعد قراءة رسائل البريد الإلكتروني، ينتهي الأمر بتلك الرسائل في بعض الأحيان بالعيش في صندوق البريد الوارد الخاص بك لفترة طويلة جداً. في كثير من الحالات، لم تعد تلك الرسائل تحتوي على المعلومات الحالية التي تحتاجها. باستخدام اوت لوك في أوفيس 365، يمكنك بسهولة تنظيف صندوق البريد الوارد الخاص بك.

من صندوق البريد الوارد الخاصة بك (أو أي مجلد بريد إلكتروني آخر)، حدد الصفحة الرئيسية> تنظيف. يمكنك اختيار:

  • تنظيف محادثة
  • تنظيف ملف
  • تنظيف الملف والملفات الفرعية

سيقوم أوت لوك بعد ذلك تلقائياً بنقل الرسائل المكررة أو قراءة الرسائل إلى ملف العناصر المحذوفة Deleted Items. لا تقلق  لن يؤدي تنظيف الملف إلى إزالة الرسائل غير المقروءة. لذلك لا داعي للقلق بشأن ذلك.

وضع تاغ على جهات الاتصال الخاصة بك

مع اوت لوك 365، توقع بعض المميزات المألوفة التي تحبها. هل تريد استخدام الإشارات كما تفعل في فيسبوك وتويتر؟ يمكنك أن تفعل ذلك الآن في بريدك الإلكتروني أيضاً.

في نص رسالة البريد الإلكتروني أو طلب الاجتماع ، اكتب @ متبوعة بالاسم الأول والأخير للشخص. اختر الاسم وسيتم تسليط الضوء عليه في النص الأساسي وإضافته إلى سطر إلى البريد الإلكتروني.

كما هو الحال مع المحادثات الأخرى عبر الإنترنت، سيرى المستلم رمز @ في قائمة الرسائل الخاصة بهم. أمر رائع جداً، أليس كذلك؟

عقد اجتماعات أكثر ذكاءً مع Skype و OneNote

الآن يمكن أن تكون اجتماعاتك أكثر إنتاجية. قبل إرسال طلب الاجتماع، حدد موعد الإجتماع على سكايب وقم بإعداد مساحة مشتركة لملاحظات الاجتماع.

اختر Skype Meeting وسيتم إنشاء رابط اجتماع عبر الإنترنت تلقائياً وإدراجه في طلب الاجتماع. للملاحظات المشتركة، حدد ملاحظات الاجتماع Meeting Notes. قم بإنشاء دفتر ملاحظات OneNote جديد أو حدد واحداً موجود. سيظهر رابط إلى دفتر الملاحظات في طلب الاجتماع.

استخدم اختصارات لوحة المفاتيح

نادراً ما أستخدم الاختصارات، لكنني أعرف أشخاص لا يستطيعون العيش بدونها. إليك بعض اختصارات لوحة مفاتيح اوت لوك التي يمكنك استخدامها:

  • إنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة: اضغط على Ctrl + Shift + M.
  • إنشاء جهة اتصال جديدة: Ctrl + Shift + C.
  • إنشاء موعد جديد: Ctrl + Shift + A.
  • إنشاء طلب اجتماع جديد: Ctrl + Shift + Q.
  • أرسل رسالة بريد الإلكتروني: Ctrl + Enter.

تحويل بريد إلكتروني إلى PDF

كم مرة كنت أتمنى لو كان لديك هذه الميزة؟ الآن أنت تمتلكها بالفعل. إذا كنت بحاجة إلى إنشاء ملف PDF من رسالة بريدك الإلكتروني، يمكنك الآن طباعته باستخدام Windows 10.

  • انقر على Ctrl+P لفتح صفحة الطباعة، ثم اختر Microsoft Print to PDF كطابعة.
  • بمجرد تحديد “طباعة” Print، اختر ملفاً، وقم بتسمية ملف الـ PDF الخاص بك، ثم انقر فوق “حفظ” Save.

تخصيص رسائل في حالة عدم التواجد

إذا كنت ستخرج من المكتب أو في إجازة، فأخبر المرسلين أنك لست موجود حالياً، ومتى ستعود، وتقديم معلومات لشخص يمكنهم الاتصال به في غيابك. عليك التأكد من إيقاف تشغيل تلك الميزة عند عودتك.

  • حدد ملف> الردود التلقائية> إرسال الردود التلقائية.
  • اكتب الرسالة التي سيتم عرضها للمرسلين، وانقر على موافق.

تحديد الأولوية للمحادثات المهمة

في بعض الأحيان، قد تؤدي رسائل البريد الإلكتروني المكررة إلى تشتيت انتباهنا. لا يمكنني حساب عدد المرات التي تجاهلت فيها المحادثات التي لم تعد تنطبق لي مباشرة. باستخدام اوت لوك 365، يمكنك حرفياً تجاهل أي محادثة ترغب فيها.

سيتم نقل أي محادثة تتجاهلها إلى ملف العناصر المحذوفة Deleted Items. كل ما عليك القيام به هو تحديد رسالة من محادثة تريد تجاهلها ، ثم اختر الصفحة الرئيسية> تجاهل> تجاهل المحادثة (أو اضغط على Ctrl+Del). 

اختيارياً: اختر عدم إظهار هذه الرسالة مرة أخرى Don’t show this message again.

لماذا تستخدم مايكروسوفت اوت لوك في أوفيس 365؟

كما ترى، يوفر أوت لوك في أوفيس 365 مزايا عديدة لتنظيم اتصالات الأعمال الخاصة بك بالكامل. لتتمكن من استخدام لوحة معلومات واحدة أينما كنت – بغض النظر عن الجهاز – سوف تبقيك على اتصال سريعاً بـ عملك.

أخيراً، هناك فائدتان هامتان مهمتان لنجاح عملك ولا يمكن تجاهلهما:

الأمان والحماية

يقوم أوفيس 365 بمسح الرسائل والمستندات الخاصة بك بحثاً عن البريد العشوائي والبرامج الضارة (البرامج الضارة) على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع. سيكون بريدك الإلكتروني على نفس البنية التحتية التي تستخدمها الشركات الكبيرة لحماية شبكاتها. تساعد مراكز بيانات مايكروسوفت في حماية بياناتك وهي معتمدة لتلبية شهادات متعددة من معايير الصناعة.

مقالات ذات صلة: أربع طرق لاكتشاف بريد إلكتروني مزيف وماذا تفعل إذا تم اختراق ايميل الخاص بك

ملاحظة: تقدم GoDaddy خطة لـ أمان البريد إلكتروني متقدمة Advanced Email Security.

إدارة العلامات التجارية

باستخدام اوت لوك 365 للبريد الإلكتروني المستند إلى اسم النطاق الخاص بك، فأنت تقوم بتقوية العلامة التجارية الخاصة بـ نشاطك التجاري مع كل اتصال ترسله. ينقل هذا انطباعاً احترافياً ويساعد على بناء عامل الثقة المهم للغاية.

مقالات ذات صلة: Brand Me Up: فن إدارة العلامات التجارية 

 

تبحث الشركات الصغيرة ورجال الأعمال (مثلك تماماً) باستمرار عن طرق لزيادة كفاءة اتصالاتهم التجارية. من خلال توفر أدوات البريد الإلكتروني والإنتاجية مثل مايكروسوفت أوت لوك في أوفيس 365 فمن خلال تسجيل دخول بنقرة واحدة بسيطة، يمكنك إنجاز ذلك.

ملكية الصورة تعود إلى: Austin Distel بواسطة Unsplash.

Judith Kallos
Judith writes — a lot. She has three blogs, including Every Day E-mail Etiquette and Business E-mail Etiquette, and was dubbed “Miss Manners for the Digital World” by Earthlink (and now is fondly referred to as "Miss eManners"). She has been interviewed for TV, radio, print and online articles. Judith also has authored three books and a popular eBook on the email etiquette. Her consulting blog at The IStudio® covers every angle of successfully doing business online. She shares her over two decades of real-world know-how and experience from online business best practices to eCommerce to marketing and proper technology use. When not working on her own projects, she helps Netrepreneurs to embrace WordPress and the online arena for all it can be. Judith also lends a helping hand as a Community Founder on the new GoDaddy Community Forums. She is known for her no-hype approach. Judith's motto? "If I'm not having fun; I don't do it." You can find her on Twitter @IStudio.